Der Kanzleialltag im Hamsterrad

Viele Steuerberater kämpfen mit übervollen Kalendern. Fristen, Mandantenanfragen und E-Mails dominieren den Alltag. Wer dabei keine Zeit für strategische Arbeit findet, verliert schnell den Anschluss. Die Lösung: produktiver statt länger arbeiten. Drei bis fünf Stunden pro Woche lassen sich mit wenig Aufwand freischaufeln – ohne Überstunden. Wir zeigen Ihnen fünf Schritte, wie Sie Ihre Produktivität strategisch erhöhen können.

Schritt 1: Den Ist-Zustand analysieren

Bevor Sie etwas verändern, müssen Sie verstehen, wie Ihre Arbeitszeit aktuell verwendet wird. Unterscheiden Sie klar:

• Arbeit in der Kanzlei: operative Aufgaben wie Mandantenberatung, Buchhaltung, E-Mails
• Arbeit an der Kanzlei: strategische Themen wie Prozessoptimierung, Personalentwicklung

Oft überschätzt man die Zeit für Strategiearbeit. Eine zweiwöchige, detaillierte Zeiterfassung bringt Klarheit: Wie viele Stunden entfallen auf fachliche Aufgaben, wie viele auf strategische? So identifizieren Sie Aufgaben, die sich ohne viel Aufwand um ein bis zwei Stunden redu-
zieren lassen.

Schritt 2: Störungen und Informationsflut in den Griff bekommen

Führungskräfte werden alle elf Minuten unterbrochen – ein großer Produktivitätskiller. Drei zentrale Hebel helfen:

1. Benachrichtigungen abschalten: Deaktivieren Sie akustische und visuelle Hinweise bei E-Mail- und Chat-Programmen. Legen Sie feste Bearbeitungszeiten fest, z. B. 09:00, 11:00, 14:00 und 16:00 Uhr.
2. Telefonzeiten definieren: Richten Sie feste Telefonfenster ein, etwa 10:00 – 12:00 Uhr. Eine kurze Ansage in Ihrer Telefonbandansage und ein entsprechender Hinweis auf Ihrer Website informieren Mandanten darüber, dass außerhalb dieser Zeiten nur in dringenden Fällen zurückgerufen wird.
3. Fokuszeiten reservieren: Planen Sie zwei Stunden an zwei Tagen pro Woche, in denen Sie ungestört arbeiten. Kommunizieren Sie im Team, dass Sie in diesen Phasen ungestört arbeiten.

Stellen Sie auf das Pull-Prinzip um: Nur relevante Informationen aktiv abrufen. Newsletter abbestellen, Filter für CC-Mails einrichten, Routineanfragen delegieren. Interne Updates bündeln – etwa in wöchentlichen Meetings – statt sie spontan per Mail zu versenden.

Meetings überdenken: Kürzen oder durch Screen-Recordings ersetzen, auf 30 Minuten begrenzen. Planen Sie „Maker-Zeit“ (fokussiertes Arbeiten) vormittags, „Manager-Zeit“ (Meetings) nachmittags. Tools wie Calendly helfen beim Koordinieren. Transkriptions-Tools wie ChatGPT oder Copilot erleichtern die Nachbereitung. Klären Sie Aufgabenverteilung bereits im Termin.

Schritt 3: Priorisieren und Delegieren

Der größte Hebel liegt in klarer Priorisierung. Stellen Sie jede Aufgabe auf den Prüfstand: Ist sie relevant für Ihre Ziele? Oder Detailverliebtheit ohne Mehrwert? Kann sie automatisiert oder delegiert werden?

Aus diesen Überlegungen entsteht eine „Not-to-do-Liste“, auf der Sie Tätigkeiten einordnen, die Sie schieben, kürzen, streichen, optimieren oder delegieren.

• Schieben: Aufgaben auf einen späteren Zeitpunkt verschieben, wenn sie aktuell keinen Engpass darstellen.
• Kürzen: Abläufe straffen, etwa durch kürzere
• Besprechungen oder standardisierte Vorlagen.
• Streichen: Tätigkeiten, die keinen Mehrwert bieten, komplett eliminieren.
• Optimieren: Prozesse verändern, zum Beispiel durch Automatisierungen oder klare Checklisten.
• Delegieren: Verantwortung übertragen – sei es an Mitarbeiter oder an digitale Hilfsmittel.

Vergleichen Sie Ihren ökonomischen Stundenlohn mit dem Ihres Teams. Alles, was kein Steuerberaterexamen erfordert, ist potenziell delegierbar. Wenn das Team ausgelastet ist, lohnt es sich, gezielt Fachkräfte aufzubauen.

Um Delegation praktisch umzusetzen, hat sich das 3-D-Prinzip bewährt:

1. Dokumentieren: Legen Sie jeden Arbeitsschritt schriftlich oder als kurzes Bildschirmvideo (zum Beispiel mit Loom) fest, damit spätere Nutzer genau wissen, was
   zu tun ist.
2. Demonstrieren: Führen Sie die Aufgabe einmal live oder per Video vor, damit klar wird, worauf es ankommt.
3. Duplizieren: Lassen Sie die Mitarbeiter die Aufgabe selbst erledigen, während Sie als Coach die Ergebnisse prüfen und bei Bedarf korrigieren.

Anfangs helfen kurze Feedback-Meetings (5–10 Min.). Passen Sie bei Bedarf Prozesse an. So wird Delegation nachhaltig.

Schritt 4: Erwartungsmanagement und Kommunikation

Definieren Sie schriftlich, welche Fristen, Reaktionszeiten und Kommunikationswege gelten – für Mandanten und im Team. Kommunizieren Sie realistische Termine und planen Sie Puffer ein. Das reduziert Rückfragen und Frust.

Schritt 5 (Bonus): Energie und Fokus schützen

Achten Sie auf Warnsignale wie Erschöpfung oder Gereiztheit. Planen Sie bewusst Zeiten ein, die Energie spenden – z. B. Sport, Kaffeepause, Treffen mit Freunden. Reflektieren Sie: Was kostet Energie? Was können Sie eliminieren oder reduzieren?

Schon kurze Pausen, Atemübungen oder kleine Auszeiten wirken Wunder. Nur wer regelmäßig auftankt, bleibt langfristig leistungsfähig.

Mit einer fundierten Analyse, klaren Prioritäten und effizientem Umgang mit Störungen lassen sich schnell drei bis fünf Stunden pro Woche zurückgewinnen – für echte Verbesserungen statt reines Abarbeiten. Wer früh beginnt, profitiert doppelt: durch mehr Zufriedenheit im Team und mehr Raum für strategische Entscheidungen.

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