Der Prüfer fragt, die Kanzlei sucht?
Das ändert sich bei Entgeltunterlagen ab 2027
Datum:
Heft 05/2026: Effizienzsteigerung mit KI
Abrechnungsdaten liegen in der Lohnsoftware, die Immatrikulationsbescheinigung im E-Mail-Postfach, der Minijobber-Antrag im Personalordner beim Mandanten. Im Alltag fällt diese verstreute Ablage kaum auf – bis ein Betriebsprüfer genau eines dieser Dokumente anfordert.
Die Möglichkeit, sich von der elektronischen Führung ergänzender Entgeltunterlagen befreien zu lassen, entfällt ab 1. Januar 2027. Kanzleien sollten deshalb jetzt mit ihren Lohnmandanten klären, wie Dokumente zuverlässig in die digitale Lohn-Akte gelangen.
Was sich ändert
§ 8 BVV regelt bereits, welche Angaben Arbeitgeber führen müssen. Absatz 1 betrifft Daten, die meist schon in der Lohnsoftware vorliegen. Praktisch relevanter sind die ergänzenden Entgeltunterlagen nach Absatz 2 – etwa Nachweise zur Versicherungsfreiheit, Erklärungen kurzfristig Beschäftigter, Entsendeunterlagen, A1-Bescheinigungen oder Arbeitszeitaufzeichnungen. Ab 2027 müssen auch diese elektronisch geführt werden.
Ein Dokument braucht einen festen Weg
Ein eingescanntes Dokument schafft noch keinen verlässlichen Prozess – entscheidend ist der gesamte Weg. Beispiel Minijobber: Statt Unterlagen im Pendelordner abzulegen, übermittelt der Mandant diese direkt in die Kanzleisoftware, wo das System sie dem richtigen Fall zuordnet und rechtssicher ablegt.
Das Prinzip: definierter Eingang, eindeutige Zuordnung, verbindlicher Ablageort. So findet jeder Mitarbeiter die Unterlagen – unabhängig davon, wer den Fall ursprünglich bearbeitet hat.
Alte Gewohnheiten bergen Risiken
Wichtig ist, dass diese drei riskanten Gewohnheiten vermieden werden:
- „Wir digitalisieren bei Bedarf“ – besser: Dokumente laufend erfassen, damit die Lohn-Akte im Tagesgeschäft entsteht statt unter Prüfungsdruck.
- „Hauptsache digital“ – ein PDF im Postfach ist nicht strukturiert abgelegt; nötig sind ein festgelegter Übertragungsweg und ein eindeutiger Ablageort.
- „Digital heißt: Alle haben Zugriff“ – sensible Lohn- und Personaldaten brauchen ein Berechtigungskonzept, das regelt, wer was einsehen oder bearbeiten darf.
Information
Kanzleien müssen nicht bis Ende 2026 warten. Ein aktueller Beschäftigtenfall lässt sich end-to-end nachverfolgen: Wie kommt das Dokument ins Unternehmen, wie zur Kanzlei, wer übernimmt es dort, wie wird es zugeordnet, wo liegt es – und findet es eine Vertretung Monate später ohne Rückfrage? Überall dort, wo die Antwort unklar ist, besteht Handlungsbedarf.
Eine prüfungsbereite digitale Lohn-Akte entsteht nicht erst bei Ankündigung einer Prüfung, sondern laufend – Dokument für Dokument. Sind Sie und Ihre Mandanten bereit? Alles, was Sie zur BVV-Pflicht wissen müssen, erfahren Sie in unserem 30-minütigen kostenlosen Webinar.
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