E-Rechnung: Sieben Stolperfallen

Seit 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland Pflicht – und ab 1. Januar 2027 sind noch mehr Unternehmen betroffen, insbesondere kleine Unternehmen, Handwerker und Selbstständige. Doch wer glaubt, es reiche, Rechnungen künftig als XML statt als PDF zu versenden, unterschätzt die Komplexität. In der Praxis zeigen sich Stolperfallen, die ohne geeignete Software zu fehlerhaften Rechnungen führen – und damit auch Ihnen als Steuerberater unnötige Mehrarbeit bescheren.

Das größte Risiko bei ZUGFeRD-Rechnungen: PDF und XML können inhaltlich voneinander abweichen. Rechtlich maßgeblich ist ausschließlich das XML. Prüfen Ihre Mandanten nur das PDF, bleiben fehlerhafte Beträge im maschinenlesbaren Teil unentdeckt. Umso wichtiger ist eine Software, die den XML-Inhalt verständlich aufbereitet, automatisch technisch validiert und Unstimmigkeiten sofort aufdeckt.

Ein besonders praxisrelevantes Thema: Die E-Rechnung geht zwingend vom Nettobetrag aus. Bruttopreise wie 9,99 Euro lassen sich mit zweistelligen Nachkommapreisen rechnerisch nicht korrekt abbilden. Im B2C-Bereich sind solche Preise jedoch unverzichtbar – das Preisauszeichnungsgesetz schreibt Endverbraucherpreise inklusive Umsatzsteuer vor. Getrennte Rechnungskreise für B2B und B2C könnten hier Abhilfe schaffen: Endkundenpreise bleiben unangetastet, die E-Rechnung erfüllt trotzdem alle Anforderungen.

Weitere Hürden im Überblick (Auszug):

• Mengeneinheiten müssen als Code nach UN/ECE Recommendation 20 angegeben werden – Freitext wie „Stk“ oder „Stk.“ geht nicht mehr.
• Ein Rabattfeld mit dem Wert null ist technisch ungültig.
• Freitextfelder (BT-22) sollten mit einem Subject Code (BT-21) klassifiziert werden. Früher schrieb man einfach „Zahlbar innerhalb von 10 Tagen“ – das war für jeden verständlich. Jetzt muss extra der passende Code für Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen usw. hinterlegt werden.
• Gruppierungen mit Zwischensummen kennt die E-Rechnung auch nicht.
• Grafische Elemente sind im XML-Teil unmöglich.
• Abzüge erfordern negative Mengen statt negativer Preise.

Nutzen Ihre Mandanten eine ungeeignete Software, landen fehlerhafte E-Rechnungen in Ihrer Kanzlei – mit erheblichem Korrekturaufwand. Empfehlen Sie hingegen frühzeitig eine Lösung wie EasyFirma, die diese Fallstricke automatisch abfängt, sparen Sie beiden Seiten Zeit und Nerven. EasyFirma ist speziell auf kleine Unternehmen zugeschnitten, seit 2011 am Markt und als PC-Software ohne Abo erhältlich. Die Software bietet automatische Validierung, normkonforme Erzeugung von ZUGFeRD- und XRechnungen sowie eine integrierte DATEV-Schnittstelle, die Belege und Buchungen direkt und fehlerfrei in Ihre Kanzleisoftware überträgt.