Whistleblowing-Tool mit DATA Security

Der LSWB ist zu Besuch in Lauf bei der Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft WPH. Bei der WPH GmbH & Co. KG sind acht Steuerberater, davon zwei mit der Zusatzqualifikation Wirtschaftsprüfer, sowie 60 weitere Mitarbeiter an vier Standorten (Lauf, Schwabach, Wendelstein und Neumarkt) tätig. Die Themen Geldwäschegesetz und Whistleblowing nimmt die Kanzlei sehr ernst. Stefan Maier (Geschäftsführer bei WPH) sowie Dunja Gruner (Kanzleientwicklung und Projektmanagement bei WPH) arbeiten mit der Firma DATA Security GmbH zusammen. Milomir Mikulovic ist bei DATA Security und Experte für das Geldwäschegesetz und Whistleblowing. Sie geben Auskunft über dieses Thema.

LSWB: Ein Credo Ihrer Kanzlei lautet: „Digitalisierung ist Zukunft.“ Auf Ihrer Homepage ist Ihr Angebot deutlich erkennbar: Sie weisen auf verschiedene Schnittstellen für Unternehmer hin und bieten auch einen Service an, den man ansonsten nur von IT-Firmen kennt – die Mandanten-Fernbetreuung. Hat eine solche Kanzlei Nachwuchsprobleme oder Zukunftsängste?

Stefan Maier: Auch wenn der Fachkräftemangel ein branchenübergreifendes Problem ist, können wir mit einem gesunden Wachstum von fünf bis acht neuen Mitarbeiter pro Jahr aufwarten. Dies erfordert entsprechende Anstrengungen: Zunächst müssen die erforderlichen Strukturen geschaffen werden, etwa dadurch, dass sich HR-Experten um die Anliegen des Teams kümmern. Das Arbeitsumfeld muss stimmen: Die Mandantschaft muss unseren Weg der Digitalisierung mitgehen, gleichzeitig muss die Geschäftsführung für ein angenehmes Arbeitsklima sorgen. Mitnahme von Haustieren, Homeoffice und Transparenz sind dabei wichtige Faktoren. Außerdem muss man in der Öffentlichkeit präsent sein. Nicht nur auf Social Media, sondern auch auf branchenspezifischen Veranstaltungen. Dazu laden wir prinzipiell alle Mitarbeiter ein.

LSWB: Die veränderte Rolle des Steuerberaters bringt nicht nur Chancen, sondern auch Pflichten mit sich. Gerade als freier Beruf mit gesetzlich festgelegten Berufspflichten im Steuerberatungsgesetz dürfte es schwerfallen, mit dem technischen Fortschritt mitzuhalten. Ich denke dabei an den datenschutzkonformen Einsatz von Softwarelösungen wie Teams in der Corona-Zeit oder die Beachtung der Pflichten nach dem Geldwäschegesetz als Verpflichteter. Wie stellen Sie sich diesen Themenbereichen?

Dunja Gruner: Grundsätzlich sehen wir Herausforderungen immer auch als Chancen. Das Geldwäschegesetz sorgt beispielsweise dafür, dass man sich intensiv mit den Mandantenstammdaten auseinandersetzen muss, wodurch man im Kanzleialltag mit einer höheren Datenqualität arbeiten kann. Entscheidend ist außerdem, die anfallenden Aufgaben und Abläufe gut zu strukturieren. Wir haben uns deshalb entschlossen, bei den Themen Geldwäschegesetz und Whistleblowing mit der Firma DATA Security GmbH zusammenzuarbeiten. Wir sind bereits im Juni gestartet und können in beiden Bereichen die gesetzlichen Vorgaben zuverlässig erfüllen. Dabei ist gerade die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes für uns ein wichtiges Anliegen und klares Zeichen für unsere jetzigen und auch künftigen Mitarbeiter. Themen, die ansonsten im Verborgenen blieben, können ohne Angst vor Sanktionen angesprochen werden. In einem Raum absoluten Vertrauens können wir Problemen frühzeitig begegnen, bevor sie eskalieren und negative Folgen für uns, unsere Mandanten oder unsere Mitarbeiter nach sich ziehen.

LSWB: An die Firma DATA Security gerichtet – Was sind die wesentlichen Vorteile Ihres Systems?

Milomir Mikulovic: Unser System DS|Kanzlei wurde speziell für die Anforderungen von Steuerkanzleien entwickelt, um die gesetzlichen Pflichten, etwa aus dem Geldwäschegesetz, effizient, revisionssicher und praxisnah zu erfüllen. Es unterstützt Kanzleien dabei, interne Prozesse klar zu strukturieren und dabei höchste Datenschutzstandards einzuhalten. Ergänzend dazu bieten wir mit DS|Whistleblowing eine vollständig getrennte Lösung für die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes an. Diese Trennung ist bewusst gewählt, um die absolute Vertraulichkeit eingehender Meldungen zu gewährleisten und mögliche Interessenkonflikte auszuschließen.
Für uns steht im Vordergrund, dass Kanzleien ihre gesetzlichen Pflichten zuverlässig erfüllen können, ohne den organisatorischen Mehraufwand ins Unermessliche zu steigern. Unser Ansatz verbindet daher technische Sicherheit, praxisgerechte Umsetzung und die Unterstützung durch ein starkes Partnernetzwerk, damit unsere Kunden sich auf das Wesentliche konzentrieren können: ihre Mandanten.

LSWB: Die Übernahme der internen Meldestelle durch den LSWB – Wurde diskutiert, ob man diesen Einblick einem Dritten gewähren sollte?

Stefan Maier: Wir haben uns ganz bewusst dafür entschieden, den LSWB in unser Meldesystem einzubinden, da wir den Berufsverband als integren Partner kennen und ihm vollstes Vertrauen entgegenbringen. Die Zusammenarbeit bietet uns zusätzliche Sicherheit – insbesondere durch die unabhängige Bewertung interner Vorgänge.

Dunja Gruner: Wir sehen das Thema Whistleblowing nicht nur als reine regulatorische Pflicht, sondern als zentralen Bestandteil einer gelebten Compliance- und Vertrauenskultur. Die externe Perspektive unterstützt uns dabei, potenzielle blinde Flecken zu erkennen und unser System noch besser aufzustellen.

LSWB: Herzlichen Dank an alle für die Einblicke und das entgegengebrachte Vertrauen an den LSWB!  

Zur Kanzlei

Die WPH GmbH & Co. KG ist eine Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit vier Standorten. Sie ist seit 2019 Digitale Kanzlei (DATEV), unterhält ein zertifiziertes QM-System (ISO 9001), unterstützt den Familienpakt Bayern und den Umweltpakt Bayern und trägt seit 2022 das Qualitätssiegel Exzellenter Arbeitgeber, das über den LSWB gewonnen werden kann.

Die WPH bietet ihren Mandanten ein ebenso breites wie tiefes Know-how in den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Unternehmensberatung, Lohn- und Finanzbuchhaltung sowie Digitalisierung. Um fachlich immer auf dem neuesten Stand zu bleiben, bilden sich die Mitarbeiter regelmäßig in externen Fortbildungen, Schulungen und Seminaren fort.
www.kanzlei-wph.de

LSWB-Partnernetzwerk

Bei den Themen Geldwäsche und Datenschutz ist die DATA Security GmbH ein hervorragender Partner. Ein zentraler Vorteil seiner Systeme liegt in der Flexibilität der Zusammenarbeit: Mitglieder des LSWB profitieren nicht nur von speziellen Sonderkonditionen (wie dem kostenfreien Betrieb der internen Meldestelle im Rahmen der Verbandslösung), sondern auch von einem Rabatt in Höhe von 25 Prozent auf DS|Whistleblowing. Die enge Kooperation mit dem LSWB ermöglicht es, branchenspezifische Anforderungen direkt aufzugreifen und in die Weiterentwicklung seiner Lösungen einfließen zu lassen.
www.data-security.one/de/whistleblowing-lswb

Darüber hinaus besteht eine Partnerschaft mit HDI Jahreis & Kollegen, die ebenfalls in Kooperation mit dem LSWB agieren. Kanzleien, die DATA Security-Systeme einsetzen, können dadurch zusätzlich von vergünstigten Konditionen im Versicherungsbereich profitieren. Das Zusammenspiel dieser Partnerstrukturen schafft Mehrwerte: Rechtliche Sicherheit, effiziente Abläufe und geprüfte Compliance – alles eingebettet in ein Netzwerk aus vertrauenswürdigen Partnern, die die besonderen Herausforderungen und Rahmenbedingungen in der Steuerberatung verstehen.
www.jahreis-kollegen.de/team/christian-lorenz