Künstliche Intelligenz als Kanzleiassistent

Die SWI Finance Studie 2025, durchgeführt im Auftrag des Handelsblatts, liefert ein klares Bild: Über 92 % der befragten Kanzleien nutzen bereits heute Künstliche Intelligenz (KI) – vor allem für Recherchen, Mandantenkommunikation und interne Prozesse. Gleichzeitig sehen über 83 % den Fachkräftemangel als größte Herausforderung der kommenden Jahre.

Für mich als Produktmanager bei der hmd software AG ist das eine spannende Bestätigung: ­Digitalisierung ist längst kein „nice to have“ mehr. Sie ist der Schlüssel, um Kanzleien zukunftssicher, effizient und attraktiv zu machen – und zwar für Mandanten und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

KI als Treiber moderner Softwareentwicklung

Die Branche hat in den letzten Jahren einen enormen Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht: Der Pendelordner verschwindet, Cloud-Lösungen sind Standard, und Daten fließen heute deutlich schneller zwischen Kanzleien, Mandanten und Behörden.

KI ist dabei nicht bloß ein Add-on, das man obendraufsetzt. Sie wird von Beginn an in die Soft­wareentwicklung integriert. Die richtige Sicht­weise ist: KI ist ein Assistenzsystem – kein Ersatz. Sie ergänzt die Erfahrung der Steuerberaterinnen und Steuerberater und macht diese noch wertvoller.

Das bedeutet konkret:

• Lernende Systeme: Buchungsvorschläge und Analysen werden mit der Zeit präziser.
• Automatisierung: KI übernimmt wiederkehrende, fehleranfällige Aufgaben.
• Praxisfokus: Wir entwickeln gemeinsam mit Kanzleien, damit KI-Lösungen intuitiv, transparent und vertrauenswürdig sind.

Praktische Erleichterungen im Kanzleialltag

Die Studie zeigt: Kanzleien nutzen KI dort, wo Geschwindigkeit, Präzision und Wiederholbarkeit gefragt sind. Genau hier setzen unsere ­Lösungen an.

1. Recherchen in Sekunden
   Ob Gesetzesänderungen, Rechtsprechung oder länderspezifische Vorgaben – KI liefert sofort die relevanten Informationen.
2. Automatisierte Korrespondenz
   Standardisierte Schreiben wie Mandanteninformationen werden automatisiert vorbereitet. Die Kanzlei prüft und individualisiert – die Kontrolle bleibt in Menschenhand.
3. Buchungsvorschläge in Echtzeit
   Die Software erkennt Muster, schlägt Buchungen vor und markiert Auffälligkeiten. Das spart Zeit, minimiert Fehler und ist gerade im Fachkräftemangel ein echter ­Gewinn.

Fachkräftemangel: KI als Entlastung

Der Mangel an qualifizierten Fachkräften wird bleiben. KI kann diese Lücke nicht schließen – aber sie kann dafür sorgen, dass vorhandenes Know-how besser genutzt wird. 
Ob bei der Belegkategorisierung, der Vorprüfung von Daten oder standardisierten Auswertungen: Automatisierung schafft Freiräume für die Arbeit, die den Beruf ausmacht – persönliche Beratung, individuelle Betreuung und strategische Planung.

Gleichzeitig verändert sich das Berufsbild selbst: Buchhalterinnen und Buchhalter entwickeln sich zunehmend zu Datenanalysten, die immer komplexere Informationen interpretieren und daraus konkrete Empfehlungen für ihre Mandanten ableiten.

Das bringt aber auch Veränderungen für den Menschen mit sich: Rollenbilder verschieben sich, Routinen werden weniger, dafür wächst die Bedeutung von Analyse- und Kommunikationskompetenzen. Wer bereit ist, sich weiterzuentwickeln, erlebt die Transformation nicht als Bedrohung, sondern als Chance, die eigene Arbeit sinnstiftender und spannender zu gestalten.

Sicherheit und Vertrauen

Steuerberatung lebt vom Vertrauen. Deshalb gilt: KI muss höchs­ten Datenschutz- und Sicherheitsstandards entsprechen:

• DSGVO-konforme Verarbeitung,
• verschlüsselte Datenübertragung,
• revisionssichere Archivierung,
• transparente Entscheidungswege.

Nur so entsteht die nötige Akzeptanz – und genau daran ­arbeiten wir.

Ausblick: Von der Kür zur Pflicht

Was heute noch als Innovation gilt, wird morgen Standard sein. Genauso wie digitale Belegverarbeitung kein Alleinstellungsmerkmal mehr ist, wird KI bald unverzichtbar sein, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Unser Anspruch muss lauten: Wir wollen diesen Wandel aktiv gestalten – gemeinsam mit den Kanzleien. Mit praxisnaher Entwicklung, echtem Kundendialog und Fokus auf Effizienz.

Fazit

KI ist kein Selbstzweck. Sie ist der Kanzleiassistent, der Routinen übernimmt, Zeit schenkt und die Qualität steigert. Die SWI Finance Studie zeigt: Die Branche ist längst auf dem Weg. Und wir bei der hmd-software AG gehen diesen Weg mit – Schritt für Schritt, praxisnah und immer mit dem Ziel, die Steuerberatung menschlich und zukunftssicher zu gestalten.